Office Manager H/F | ACE Paris

Dans le cadre d’un accroissement d’activité, le groupe Ace Education recrute un/une Office Manager en CDI pour son siège basé à Paris. Sous la direction du Directeur Administratif et Financier, vos missions seront :

Garantie de la sécurité des biens et des personnes dans l’entreprise.

• Veiller à l’application des règles d’hygiène, d’entretien et de sécurité dans le respect des exigences en matière de responsabilité sociétale et de développement durable.

• Assurer la veille technologique et réglementaire sur les installations et les bâtiments, élaborer les procédures et fiches de prescriptions techniques.

• Planifier et encadrer les interventions d’installation, d’aménagement, de maintenance et de surveillance (outils informatiques, climatisation, photocopieurs…).

• Définir et optimiser les plans de maintenance des équipements (électriques, CVC [chauffage, ventilation, climatisation]…), contrôler les équipements et les locaux afin qu’ils respectent la réglementation en vigueur et garantissent la sécurité des personnes et des biens.

• Programmer et superviser les opérations de sécurité (exercices d’évacuation, alarmes incendie, formations incendie…).

• Contrôler les habilitations des collaborateurs et leurs droits d’accès.

Optimisation de la gestion et de l’utilisation des infrastructures ainsi que des outils de travail adaptés aux collaborateurs.

• Préparer les équipements nécessaires à l’accueil des nouveaux collaborateurs (matériel informatique, codes d’accès…).

• Organiser et superviser les déménagements, les aménagements de bureaux ou d’espaces de travail ainsi que les différents événements au sein de l’entreprise.

• Gérer l’approvisionnement et les stocks nécessaires à chaque collaborateur (mobilier, équipement informatique, automobiles…).

• Assurer le suivi de la maintenance et de l’entretien des locaux, être responsable des travaux et de la négociation des contrats tout en respectant les réglementations en vigueur (nettoyage, courrier, reprographie, coursiers, accueil…).

• Assurer la bonne adaptation et la bonne compréhension des équipements techniques auprès des utilisateurs et services de l’entreprise.

Optimisation des infrastructures de l’entreprise en fonction des contraintes budgétaires

• Identifier les stratégies techniques et budgétaires.

• Participer à l’élaboration du plan de maintenance des établissements.

• Élaborer des tableaux de bord concernant l’activité de l’entreprise (suivi budgétaire et financier).

• Optimiser les espaces, les déplacements et les moyens de l’établissement.

• Assurer une veille technologique et réglementaire relative au secteur de l’entreprise.

Management de l’équipe moyens généraux

• Allouer et organiser les ressources (humaines et opérationnelles) nécessaires en fonction des besoins des différents services.

• Élaborer les procédures de fonctionnement du service.

• Réaliser un reporting de ses activités

Gestion administrative et juridique

• Assurer la vie administrative du contrat/le cycle de vie du contrat de la signature du bail à sa résiliation : rédiger les contrats, rédiger les avenants de renouvellement, de changement de dénomination sociale, des baux et préparation des annexes.

• Suivre et mettre à jour les bases de données des équipements individuels et collectifs ainsi que pour les contrats de maintenance

• Traiter les renouvellements amiables des baux

• Assurer l’application et le respect des clauses du bail et la gestion des sinistres.

• Préparer les dossiers de précontentieux.

• Gestion d’une base de données pour les baux immobiliers

• Suivi des contrats cadres existants

• Recherche de prestataires et mise en place de nouveaux contrats cadres

• Suivi des tableaux de bord concernant l’activité immobilière de l’entreprise

• Participer à l’élargissement du parc immobilier en lien avec les directeurs de région

• Mise en relation avec les bailleurs, notaires, avocats, architectes et entreprises dans le cadre du suivi des nouveaux locaux

• Centralisation de l’information

Liste non exhaustive.